Tienes un Excel con las matrículas, los kilómetros y la fecha de la próxima ITV de cada vehículo. Cuando eran cuatro furgonetas te bastaba. Ahora son doce, los clientes quieren saber a qué hora llegas y tú sigues actualizando celdas a mano cada tarde. Lo has hecho bien hasta aquí, pero la gestión de flotas con Excel tiene un techo, y una hoja de cálculo no sabe qué está pasando en la carretera mientras la tienes cerrada.
Los límites de la gestión de flotas con Excel
Un documento estático para una flota en movimiento
Para una pyme que empieza en transporte, construcción o servicios técnicos, tirar de Excel es lo más normal. Es gratis, todo el mundo sabe usarlo y ahí entran las matrículas, las rutas de la semana y los avisos de mantenimiento. Los problemas llegan con los clientes nuevos. Alguien tiene que actualizar la hoja a mano, y lo que pone deja de ser cierto en cuanto un conductor arranca.
La brecha de visibilidad
Si preguntas a los responsables de operaciones en España qué les preocupa más en el día a día, casi todos acaban hablando de lo mismo: tener contento al cliente y no dispararse en combustible. Cuando un cliente llama para saber la hora exacta de llegada, o cuando entra un servicio urgente y hay que mandar al conductor que esté más cerca, el Excel no te ayuda. Te dice dónde debería estar cada vehículo según lo que alguien apuntó por la mañana. Dónde está de verdad es otra cosa, y esa diferencia es lo que llamamos brecha de visibilidad.
El coste oculto de los tiempos muertos
Hay un gasto que casi nadie ve hasta que cierra el mes, el de las horas que se trabajan pero no se facturan. Una furgoneta con el motor encendido media hora en la puerta de un cliente, un conductor que se mete en un atasco porque nadie le avisó, un servicio que sale tarde porque no se sabía qué vehículo estaba libre. Si el control de flota es manual, nada de esto salta en ningún sitio. Te enteras semanas después, cuando revisas las facturas de gasoil.
Qué cambia con un software de gestión de flotas
Con un software de gestión de flotas como Iberotrack ves lo que pasa en cada vehículo mientras pasa, sin esperar a que nadie lo apunte. Las empresas que dan el paso le sacan bastante más partido a los vehículos que ya tienen. Y como ves los retrasos según se producen, puedes avisar al cliente o recolocar un servicio antes de que se queje.
La mayoría de las flotas que ya usan seguimiento GPS dicen que les resulta muy útil, o directamente imprescindible, para organizar el trabajo diario. En cuanto al dinero, buena parte de las empresas españolas recupera lo invertido en menos de un año y nota el ahorro en el coste total de la flota.
Tener los datos de la telemática no sirve de mucho si nadie los mira. La gracia está en usarlos para decidir qué vehículo sale, por dónde va y cuándo pasa por el taller.
La brecha tecnológica entre las pymes y las grandes flotas
Casi todas las pymes con vehículos en España tienen ya un GPS básico. Lo que falta es lo siguiente.
| Solución | Empresas pequeñas | Empresas medianas | Empresas grandes |
| Seguimiento por GPS | Mayoritario | Mayoritario | Mayoritario |
| Cámaras a bordo | Minoritario | Frecuente | Frecuente |
| Seguimiento de activos y maquinaria | Muy minoritario | Minoritario | Frecuente |
| Gestión de servicios de campo | Muy minoritario | Frecuente | Frecuente |
Pocas flotas pequeñas han instalado cámaras a bordo o localizadores en remolques y maquinaria cara, y eso las deja bastante expuestas en dos frentes. Uno es la seguridad del conductor, con la fatiga como primer problema para buena parte de las flotas españolas. El otro son los robos y esos partes de seguro en los que nunca queda claro qué pasó.
Tampoco hace falta contratar a nadie para cubrir esto. Con Iberotrack, la misma oficina de dos o tres personas puede llevar más vehículos y más servicios sin que suban los costes fijos.
Cumplimiento normativo sin papeleo
Tacógrafo, revisiones, tickets de gasoil… Tenerlo todo al día acaba siendo casi otro trabajo, y encima no se cobra. Si lo automatizas, cumples la normativa con menos sustos y recuperas horas para lo que sí deja dinero.
En muchas flotas todavía se trabaja con papeles en una carpeta, revisiones que se hacen cuando alguien se acuerda y fechas de mantenimiento puestas «por si acaso». Iberotrack recoge todo eso en un mismo sitio. Prepara los informes que pide la normativa, te avisa de las revisiones antes de que el vehículo se pare en mitad de una ruta y te enseña los datos de toda la flota en una sola pantalla.
Cuando la tecnología se acompaña de alguien que revisa los datos con cabeza, se gasta menos en combustible, se pasa menos por el taller y hay menos accidentes. Y con menos accidentes, al renovar el seguro tienes mejores argumentos para negociar.
Cómo pasar del Excel a un software de gestión de flotas
No tienes que cambiar tu forma de trabajar de un día para otro. Iberotrack está hecho para pymes que hoy dicen «creo que sé dónde está cada furgoneta» y quieren poder decir «sé dónde está, lo que me cuesta y cuándo le toca revisión», sin meter a otra persona en la oficina.
Si tu Excel ya no refleja la realidad a media mañana, mejor cambiar ahora que después de perder un cliente por llegar tarde.
Pide una demo de Iberotrack y comprueba cuánto tiempo y cuánto dinero estás perdiendo sin darte cuenta.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de flotas con Excel
¿Se puede gestionar una flota con Excel?
Se puede, mientras la flota sea pequeña y el trabajo bastante rutinario. Usar Excel para la gestión de flotas funciona para tener un listado de vehículos, un calendario de revisiones o un registro de gastos. Donde falla es en todo lo que pasa durante el día, porque solo sabe lo que alguien le ha escrito.
¿Cuándo conviene pasar a un software de gestión de flotas?
Cuando actualizar la hoja te come un rato todos los días, cuando un cliente te pregunta la hora de llegada y no sabes qué decirle o cuando los sobrecostes de gasoil y las horas muertas aparecen a final de mes y ya no hay nada que hacer.
¿Qué aporta un software de gestión de flotas que no aporte Excel?
Sabes dónde está cada vehículo en cada momento, el sistema te avisa solo de las revisiones, tienes informes de conducción y de consumo y toda la documentación está en el mismo sitio. Dejas de usar los datos para saber qué pasó y empiezas a usarlos para decidir qué hacer.
